俄亥俄FlexWork |newbb电子平台-newbb电子平台

newbb电子平台(Ohio University)正在采用一种灵活的工作场所模式, 适应不断发展的团队和大学的需求, 优化协作工作，同时尊重个人努力的需要, 并且无缝地整合了我们的虚拟和物理环境. 利用早期采用者, 该项目的目的是开发创新和经济可持续的工作场所模式，可以很容易地在整个俄亥俄州系统中扩展. 除了创造设计好的空间原型, 这些模型将包括一个过程，通过重要的讨论和决策，作为一个团队，使灵活工作模式为你工作.

College, department, 鼓励行政单位领导在规划灵活工作安排时牢记以下原则和指导方针. 计划应该让员工实现他们工作的成功成果. 大学规划和大学人力资源可以为领导和主管提供决策咨询.

了解有关成功度量、实现过程和工作组的更多信息关于俄亥俄FlexWork页面.

大学FlexSpaces

大学弹性空间是校园内由私人空间组成的指定区域, semi-private, 并开放工作站供大学员工使用. 有些工作站是可保留的，而其他工作站则指定为临时使用.

大学Flexspaces

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管理弹性安排:资源，技术指南和工具

大学认识到工作场所灵活性对招聘的积极影响, retention, morale, engagement, and productivity. 考虑到对员工和机构的互利影响, 强烈鼓励主管和部门/规划单位负责人尽可能使用以下概述的灵活协议.

支持这类协定, 我们鼓励主管使用本网站作为成功的工具. Below, 请查阅俄亥俄州相关官方政策, 《newbb电子》, agreement forms, 以及其他有用的工具.

如有任何问题，请联系您的人力资源联络员.

建议及指引

Compliance

州和地方所得税

鉴于大学要求对每位员工适当征税，以及我们的机构方向是建立更灵活的员工队伍, 大学将对大学员工所在的每个地点实施州和市的预扣税, 包括远程工作者, 校园员工, 员工在不同的工作地点工作. 在校园工作的员工将有市政代扣代缴. 远程工作的员工将为他们的家庭/工作地点缴纳州和地方的预扣税. 所有员工都应该使用FlexWork跟踪器在我的个人信息(MPI)中保持他们的安排是最新的。.

国家失业保险

失业率因州而异. 学校在每个有工作人员的州都设立了失业保险. 欲了解更多信息，请与大学人力资源部联系 uhr@fc-daudenzell.com.

工人的补偿

newbb电子平台致力于为所有员工创造安全和健康的工作场所, 包括远程工作的人. 与失业问题一样，各州的工人赔偿也各不相同. Generally, 在工人赔偿范围内, 雇员必须在其受雇期间或在受雇期间患病或受伤. 每个工人赔偿情况都是独特的，将根据具体情况进行评估. 欲了解更多信息，请与大学人力资源部联系 uhr@fc-daudenzell.com.

员工和家属病假

而大学遵守所有适用的俄亥俄州和联邦休假法, 几个州对树叶有不同的要求. 欲了解更多信息，请与大学人力资源部联系 uhr@fc-daudenzell.com.

各州的额外差异

各州之间还有其他一些法律差异, 包括工资合规, 医疗福利, COBRA laws, 雇佣条例, 以及工时规定. newbb电子平台致力于为所有员工遵守所有州法律. 欲了解更多信息或有具体问题，请联系大学人力资源部 uhr@fc-daudenzell.com.

家庭办公和通勤相关费用

发放办公家具，电脑和其他设备是由你的单位的自由裁量权. 更多信息请联系你的主管.

以下项目不被视为远程/混合雇员的应纳税所得额:

报销网络和电话服务的业务部分
报销与运输、标准邮资和印刷有关的自付费用
商务和办公用品的报销

商务或办公用品的使用必须是合理和必要的，以完成工作职能. 欲了解更多信息，请与您的主管联系.

所有员工都应妥善管理大学的资源，并注意与大学业务相关的差旅和用品费用.

在替代工作地点工作的员工, 根据弹性工作协议(使用弹性工作跟踪器), 不被视为具有旅行身份，因此, 不允许报销旅费或与膳食有关的费用 Policy 41.121公务旅行和娱乐报销.

在你的传统大学工作地点(也被称为主要校园地点)和你的备用工作地点(例如., 你的家)被认为是正常的通勤，不报销(这包括里程, parking, tolls, 及其他正常的通勤费用). 即使你被安排在一个地方工作，但由于任何原因需要在另一个地方工作，这也适用.

如果你有批准的旅行身份(i.e. 出差或参加非现场会议或会议), 旅行应该从你目前计划的工作地点(传统的或替代的)计算。. 如果从你的替代工作地点离开(例如.你应该扣除你的通勤里程(因为这些是不可报销的). 这是最经济的方法，因为它涉及到里程报销.

Technology

科技使工作可以从任何地方获得，所以我们必须优化我们的部门，以实现共享和协作. 在为FlexWork选择技术时, 各部门应注重协作和共享. 为您的员工提供一个交流和分享想法的地方，可以创建一个协作和分享的中心，使我们的团队能够专注于取得成果. 此外，部门应该选择能够增强灵活性的技术. 灵活的技术选择允许移动员工在远程工作或在工作场所有效地工作.

信息技术办公室(OIT)为采用FlexWork的部门推荐以下技术.

Devices

在一个灵活的工作场所，笔记本电脑成为首选设备. 它们便于携带、价格合理、可靠、功能强大、坚固耐用. newbb电子平台仓库提供了各种屏幕尺寸和键盘布局，让您选择不同类型的工人和他们不同的要求. 建立一个使用笔记本电脑作为主要设备的技术标准，为该部门提供了设计创新共享空间的灵活性，并使团队成员能够在任何地方工作.

Collaboration

While Microsoft Teams 对个人交流有好处吗, 您还可以为您的部门创建一个团队，通过提供部门控制的聊天空间来改善协作和沟通, share documents, 以及具有视频和音频功能的会议. Teams Whiteboardnewbb电子程序允许通过使用笔或鼠标设备的共享白板进行远程头脑风暴. 在你的团队中创建社交渠道，让人们可以聊天，并复制茶水间聊天，这对于发展专业网络和共享兴趣至关重要. 此外，还可以用作电子邮件、文件和事件的共享工作区 Microsoft Groups 加强沟通和协作.

Phones

员工可以在远程工作时使用他们的商务手机. OIT’s website 对于需要电话来履行工作职责的团队成员是否有有用的资源和指导. 员工也可以考虑利用在微软团队中调用newbb电子程序.

虚拟专用网(VPN)

OHIO’s 虚拟专用网(VPN) allows for fast, secure, 访问校外在线资源，如远程桌面, remote printing, 或者共享网络存储，通常需要连接到校园网. VPN创建一个加密的“隧道”，保护您的网络流量不被未经授权的个人捕获.

Security

每个员工都有责任保护他们用于履行工作职责的电子资源和数据. 灵活的工作场所允许我们的团队在传统工作地点之外的区域工作，团队成员在访问这些环境中的敏感数据之前应该考虑风险. 信息安全办公室提供了一个指导您的团队在远程工作时的最佳安全实践.

护理注意事项

员工应该在一个安全和富有成效的环境中工作，这样他们才能保持专注. 员工在使用FlexWork安排时，应与在办公室工作时保持相同的工作职责水平. To do this, 我们建议所有员工与家人制定一个时间表，包括他们在工作时间什么时候有空，什么时候没空. 员工在专注于工作职责时，应作出适当的儿童保育和其他照顾安排，以确保家人的安全和幸福.

However, 我们认识到儿童保育, school, 其他的照顾安排对每个家庭来说都是独一无二的. 然而FlexWork并不能代替在工作时间内做出适当的照顾安排, 单位应该尝试给员工提供灵活性，以满足间歇性照顾的需求, such as illness, snow days, etc.

给主管的建议

我们认识到，对一些部门领导来说，过渡到FlexWork模式似乎令人生畏. 作为灵活工作场所项目的一部分, 一群来自校园各个部门的员工组成了一个劳动力管理团队. 这个团队致力于解决FlexWork对员工和我们的人力资源管理流程的影响, practices, and policies. 我们鼓励主管阅读人力资源FlexWork网页上提供的资源, 它们为如何实现灵活的工作场所模式提供了许多实用的建议. 了解更多关于在灵活的工作环境中进行管理的信息, 请与大学人力资源部联系 uhr@fc-daudenzell.com.

弹性工作制政策和指导方针

FAQs

什么是弹性工作制?

灵活的工作场所可能意味着根据单位的角色和职能以及组成其劳动力的个人的不同，有许多不同的计划.

虽然没有放之四海而皆准的方法，但灵活计划的一些要素可能包括:

Flexible schedule
Remote workspace
注重协作或创造性交互的共享工作空间
可在我们校园的不同地点预订
轮换或可变时间表

灵活的工作场所计划将根据员工与他们所服务的校园的互动方式而有所不同. For example, 一些主要是“后台办公室”的办公室可能能够有效地与部分或完全远程的员工一起工作. 其他面向学生的办公室, colleagues, or the public, 修改后的远程时间表是否有效.

一些与弹性工作制相关的重要术语:

Remote Work ——员工在家工作的做法, 或者在其他不是组织通常营业的地方.
On-Site -员工在组织通常的营业地点工作的做法.  雇员可能有一个固定的工作地点, 或者为部门提供一个灵活的工作地点，并由员工安排.
Hybrid Work -员工根据需要将远程和现场工作结合起来，以履行其工作职责的做法.
Core Hours -每天/每周部门必须配备适当级别员工的时间段.
Peak Periods -一年中业务活动或工作量大的周期性时期，部门必须派驻指定级别的人员.  员工可能会被要求在学校工作. *

为什么俄亥俄州启动灵活工作场所项目(FWP) ??

传统上，newbb电子平台一直是现场雇主，我们的教职员工会到他们的工作地点履行他们的工作职责. 2019冠状病毒病大流行要求我们将大部分员工迁移到远程工作，以降低newbb电子平台同胞的风险, 大学投资了工具和技术，以促进我们新的远程工作场所的协作.

灵活工作场所项目的目标是为机构提供一套政策和指导方针，使管理者能够根据员工的工作职责为员工提供灵活的工作地点. 该项目最初是一个小型试点办事处，但由于疫情的需要，迅速转向更远程的工作, 大学决定学习, design, 为整个大学实施一个项目.

FWP的一些目标:

为了满足大学不断变化的需求，并在更灵活的工作环境中支持个别员工的兴趣
招聘和留住需求高或难以在当地招聘到的专业领域的员工
开发协作和创造性的环境，提供比标准私有环境更灵活的资源和工作空间, 共享办公空间, 或者会议室
通过优化空间利用来减少大学的占地面积

谁有资格参加?

鼓励所有行政和学术单位探索灵活工作场所的某些方面是否适用于该单位. 而由于工作类型的原因，有些功能可能只能在校园内完成, 设施:所需的设施或设备, 或者所提供的服务类型, 可能会有一些职责可以在灵活的时间表或灵活的空间安排下执行. 如果你有兴趣为你自己或你的单位探索FW安排, 请和你的主管谈谈你的兴趣和想法.

员工必须不断满足职位的要求和办公室或部门的需要. 在现场或远程工作的员工必须对他们的表现负责，无论工作地点或工作时间表如何.

所有校园都可以参加FWP.

FWP何时完成?

The FWP, 2021年1月推出的, 是否有望在2021年秋季学期完成, 每个工作组都达到了更新策略的目标, 实施技术以支持灵活的工作安排, 并创建了这个“一站式”信息网页. 俄亥俄FlexWork将继续成为大学承诺的一部分，为员工提供合理的灵活性，并为俄亥俄校园减少物理足迹. OHIO FlexWork将继续发展, 从早期采用者的实施中学习，以改善员工和计划单位的成果.

早期采用者办公室于2021年夏季开始搬进新的工作空间，并将继续过渡到2021年底. 第二波和随后的采用者将与大学合作制定他们的FWP计划.

在俄亥俄州的校园里，我在哪里可以找到灵活的空间?

目前正在设计的灵活空间类型:

集线器空间(专用于特定单元)
灵活预留空间(对所有大学员工开放)

灵活的工作空间位于newbb电子的三座建筑中:

山脊大厦13 14 18号位于山脊绿地，将于2021年7月中旬开始开放预订空间. 这个工作空间位于二楼，包括50多个工作站, in both private, 半私人和开放的工作配置, 以及众多的会议室和协作室.
Grosvenor West位于西格林，将于2021年9月开业. 这个工作空间位于一楼, 并将包括私人和开放式工作站, 以及小型会议室.
Grosvenor Hall, 位于西格林, 2号会有一些会议室可以安排吗, 三楼和四楼.
Lindley Hall, 位于学院草地上, 从九月份开始，一楼会有工作空间可供预订吗. 空间将包括大约10个私人工作站和小型协作室, 以及一间会议室.

除了上面列出的灵活工作空间之外, 许多部门都有额外的“中心”空间，专门用于特定的单位或部门. 许多集线器空间包括额外的插入式或预留工作站, 可供特定用户组使用的会议室或协作室.

我可以怎样取得FWP的最新资料?

如果你是早期采用者或第二波/队列组:

和你的主管谈谈你所在单位在项目中的进展情况

如果您有兴趣了解更多关于如何加入灵活工作场所项目的未来阶段:

和你的主管谈谈你所在单位对灵活工作场所规划的选择
询问灵活工作场所项目负责人(Shawna Bolin Wolfe和Christopher Ament)

灵活工作场所项目与疫情相关的返校有何不同?

灵活工作场所项目是一项长期计划，旨在利用工作场所的灵活性来提高参与度和生产力. “重返校园”是一项短期计划，旨在通过不断发展的公共卫生指导和COVID-19安全协议，安全地重新密集校园.

In March 2020, 由于COVID-19大流行和旨在减少病毒传播的公共卫生指令，newbb电子平台突然转向几乎完全远程工作. 而一些员工, 由于他们职责的性质, 没有远程工作, 许多办公室和工作区域仍然完全或部分处于偏僻状态. 随着疫苗的广泛提供和持续测试的计划, 根据需要进行追踪和隔离, newbb电子平台将在2021年秋季恢复更正常的校园体验. 因此，更多的员工，包括教职员工，将在我们的校园恢复工作.

所有单位目前都在考虑如何返回校园. 正如校园社区从我们过去一年的经历中学到的, 我们已经了解了远程工作的众多优势:通过Teams或Zoom召开的会议允许来自不同地点的教职员工充分参与和包容, 学生咨询等学生服务对学生来说很方便, 学生支持人员, and faculty. 虚拟办公时间也很受学生欢迎. Therefore, 我们试图辨别哪些与大流行病有关的远程做法也是方便和参与互动的最佳做法. 其中一些决定将在近期内做出，作为秋季返校计划的一部分. 其中一些决定将成为影响办公空间和个人工作安排的正式灵活工作场所计划的一部分.

The 弹性工作间项目 对未来的工作环境是有计划的吗. FWP寻求优化空间和人才的长期途径. 作为早期采用者群体的一部分，领导和主管与大学计划一起评估个人员工的职责和责任，以及他们所服务的学生和同事或与他们合作的人的需求，以优化他们将居住的工作空间.

一些“早期采用者”将在新的“灵活办公模式”中回归,正如他们所研究的那样, 评审的管理需要, 以及完成的太空项目来实现这一变化. 如果你的单位还没有通过灵活的工作场所模式战略，并且你正在为与大流行相关的返校做准备, 请与您的主管联系以查看计划. In addition, 如果你的单位有兴趣参与灵活办公模式, 与你的主管或单位领导讨论与大学规划部门的规划讨论.

教师是否可以使用灵活的工作场所?

FWP目前的重点是行政单位和办公室. Departments, 有兴趣寻找机会的学校和项目可以联系克里斯·阿门特和肖娜·沃尔夫.

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