团体旅行和活动程序|newbb电子平台-newbb电子平台

Effective Monday, April 1, 2019, 克里斯托弗森商务旅行(CBT)是 newbb电子平台所有旅行相关业务(个人旅行)的新首选供应商, Group Travel, and Events).

Definitions

Group Travel 定义为在同一行程中有10张机票或10个酒店房间的旅行. 预期是整个集团将有一个单一的付款来源.
An Event 定义为在确定的时间和地点发生的有计划的业务事件, 这将需要酒店房间的任意组合, transportation, catering, conference rooms, equipment and/or venues. Although highly recommended，不需要透过CBT预约活动.
OHIO customer 是否有来自newbb电子平台的人要求团体旅行或活动协助.
Supplier 这家公司提供旅游服务吗, it could be an airline, hotel, conference venue, busing company, caterer, etc.
CTA 中央旅游帐户虚拟卡是否可用于支付团体旅游及活动费用. 获得这张卡的唯一方式是通过CBT预订.
BobcatBUY (BCB) 电子采购系统是否将用于不接受信用卡的团体旅游和活动供应商.

Procedures

俄亥俄州团体旅行和活动程序的打印版本

任何需要预订团体旅行的俄亥俄州客户都必须遵循以下程序.

俄亥俄州的客户将填写 newbb电子平台团体旅行申请表，可在旅游网站或直接致电CBT 866查询.266.8806并选择选项二(2)来请求表单. 该表格要求提供以下信息，以便向CBT提供足够的细节，以便与供应商接洽并做出必要的安排:
1. Dates of travel
2. Destination of travel
3. 你感兴趣的酒店和酒店区域
4. 地面交通，汽车租赁或其他交通需求
5. 餐饮或会议室
6. Required meals, e.g. free breakfast at hotel
7. 其他特别需要的便利设施(例如.G、视听设备、会议室等.)
8. 旅行/活动的主要联系人. 应该只有一个接触点.
将填妥的newbb电子平台团体旅行申请表寄至 ohio@cbtravel.com. Once the form is sent, CBT的旅行计划员将在一个工作日内联系俄亥俄州的客户开始流程.
在初次联系之后，CBT旅行计划人员将审查表格上的要求，并确定是否需要俄亥俄客户提供其他信息.
一旦完全定义了请求的范围, CBT旅行计划将提供总成本的估计, 通过供应商并确定是否符合大学的竞争性招标要求. 如果单个供应商预计超过5万美元的投标限额，则需要俄亥俄州的RFP. CBT旅行计划员将与俄亥俄州采购商品经理接洽 purchasing@fc-daudenzell.com or 740.597-6446，完成必要的招标程序. CBT是首选供应商，但俄亥俄州的客户仍然必须遵守大学对任何超过50美元的供应商的竞争性招标要求,000 bid limit.
1. 商品经理将与俄亥俄州的客户合作，执行征求建议书(RFP). See RFP guidelines for process.
2. 完成RFP并选择供应商后，跳到步骤6.
俄亥俄州客户将通过电子邮件收到, 从CBT旅行规划师那里得到他们旅行请求的建议选项. 提案将至少包括;
1. Pricing
2. Locations
3. Amenities
4. Additional Concessions

CBT对旅行建议的预期响应时间如下:

如果提供9个月或更长时间- 3周交付提案
如果提供4-9个月- 2周交付提案
如果少于3个月- 1周交付提案
为了更快的周转，总是可以请求一个例外.

CBT需要十(10)个工作日来为整个计划的旅行或活动提供最佳服务，但不能保证在10个工作日内交付.

俄亥俄客户将通过电子邮件与CBT旅行策划人确认, 他们从提出的选项中做出选择. CBT旅行规划师将起草合同(合同将是使用OHIO语言的CBT合同)，并与OHIO客户确认细节是否正确. OHIO客户将与CBT旅行计划员批准合同草案中的旅行/活动细节.
CBT旅行计划人员将向供应商提交合同，并要求提供以下补充信息:
1. CBT旅行规划师将向供应商提供相应的州免税证明.
2. CBT旅行规划师将为非全国性连锁酒店购买保险, charters, buses, limos, and shuttles, restaurants, caterers, 非传统住房的定义在合同及保险矩阵并将保险证明书寄至 contracts@fc-daudenzell.com.
3. CBT将获得食品许可证(如非全国性连锁餐饮/餐厅需要)并将许可证发送给 contracts@fc-daudenzell.com.
4. CBT将发送合同给 contracts@fc-daudenzell.com 由俄亥俄采购公司审核
俄亥俄采购公司将审查该合同, 如果俄亥俄不接受条款和条件，请划红线(编辑合同)并返回给CBT旅行计划. CBT旅行计划人员将与供应商协商条款和条件，以符合俄亥俄州的要求.
一旦条款和条件最终确定，俄亥俄采购将签署并将其返回给CBT. CBT旅行计划员将签署的合同退还给供应商.
一旦合同由供应商会签, CBT旅行规划师将提供完整执行的合同给 contracts@fc-daudenzell.com 以及俄亥俄州客户的参考副本.
CBT旅行计划人员将与供应商确认可接受的付款方式.
1. 如果供应商接受信用卡，则使用CTA. Skip to step 12.
2. 如果供应商不接受信用卡付款，则必须通过BCB发出订单
3. CBT将通知俄亥俄州客户必须由BCB签发PO
4. 俄亥俄客户将确认供应商是否存在于BCB数据库中
  1. 如果供应商是BCB的新成员, 俄亥俄州客户将要求CBT旅行计划员获得, 完整执行的供应商W9/W8和俄亥俄州供应商/收款人信息表(SPIF).
  2. CBT将把完成的W9/W8和SPIF提供给俄亥俄州客户，用于BCB服务协议申请.
  3. 俄亥俄客户将在BCB提交服务协议申请, 附加新的供应商信息并执行合同. 如果俄亥俄客户需要在BCB中输入服务协议申请单的说明, please refer to the 服务协议快速参考指南
  4. 订单在BCB中创建，并自动发送给供应商
  5. 俄亥俄州客户将要求采购部门向CBT旅行计划人员提供订单.
CBT旅行计划人员将通过向供应商提供带有信用卡授权表格的CTA卡或确认供应商收到BCB订单来确保并确认预订.
CBT旅行计划人员将向俄亥俄客户提供旅行/活动已预订并已与供应商确认的官方确认. 确认将包括;
1. 旅游详情，行程，地点，价格等.
2. Deposit dates
3. Final payment deadlines
4. 提供最终住宿名单的日期
5. 航空舱单(名单必须包括护照和政府签发的身份证件上的姓名).
6. 其他关键交付成果(如签证、护照、免疫接种等).)
CBT将确保所有付款都按照计划进行，并将与俄亥俄客户合作，确保满足所有必要的交付成果.
CBT旅行规划师将在旅行前72小时向俄亥俄州旅行经理和俄亥俄州客户提供最终的旅行文件(包括包机号), bus times, vendor contact info, etc.).
CBT将向供应商提供俄亥俄州的主要联系人.
如需任何旅行援助, changes, 或者旅行/活动期间的中断, 俄亥俄州的客户应致电866-266-8806联系CBT，并选择选项一(1)。, to request assistance. 如果是国际旅行，而前面的号码不起作用，请联系CBT 682.233.1914. 为了在下班后获得更快的服务，请参考代码6LV来标识自己是OHIO客户.
如果旅行期间有任何变化, 请与指定的CBT旅行规划师联系，让他们了解变更情况. 这将确保旅行后所有最终账单的准确性.
CBT旅行计划员将从供应商处收到最终发票，并在发送给俄亥俄客户之前对其准确性进行审核.
俄亥俄客户应在活动后15天内以书面形式证明费用. 如果BCB PO是付款方式，俄亥俄客户将把发票转发给 accounts.payable@fc-daudenzell.com for processing.
任何旅行或活动的取消, 或先前提交请求的状态查询, 是否应直接向CBT指定的旅行计划员提出原始请求.

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